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Post-it é um papel adesivo que serve para fixar notas temporariamente sobre qualquer tipo de superfície. Inicialmente utilizado para a organização de escritório, ele tornou-se um símbolo para a inovação. Como isso aconteceu?
Minha teoria é que o post-it era o instrumento disponível mais adequado para a nova maneira como produtos e serviços começaram a ser criados nas organizações a partir dos anos 2000. Anterioremente, a ideia que levaria à inovação provinha de gênios do departamento de pesquisa & desenvolvimento ou da própria diretoria. Hoje em dia, a ideia se tornou um commodity e a criatividade uma linha de produção.
Todo mundo tem ideias para novos produtos e serviços, mas nem toda ideia é uma inovação. As ideias precisam ser aperfeiçoadas e confrontadas com a realidade até que se tornem viáveis. Esse processo de inovação não é uma ciência exata, mas algumas organizações tentaram otimizá-lo tal como uma linha de produção.
As empresas que implementaram um processo muito rígido de inovação acabaram não alcançando o objetivo, seja pela excessiva pressão por produtividade ou pelos formatos engessados de desenvolvimento da ideia. As pessoas não se sentiam à vontade para criar seguindo esse processo oficial.
Nesse contexto de transição, o escritório de design IDEO percebeu o déficit de inovação e transformou sua maneira de trabalhar num processo de inovação, o chamado design thinking, ou como prefiro traduzir, o pensamento projetual.
O post-it era tão usado pela IDEO que aparecia no orçamento como despesa básica. O sucesso global do pensamento projetual como abordagem de inovação acabou divulgando o instrumento pelos quatro cantos do mundo. Muitas empresas copiaram o processo, mesmo sem entender bem o pensamento projetual, e o post-it acabou virando símbolo de inovação.
É comum encontrar hoje em dia escritórios cheios de post-its coloridos sem ordem alguma; post-its que uma pessoa colocou na parede e que nunca mais discutiu ou olhou. Isso é feito apenas para criar um clima de inovação ou despojamento, sem necessariamente estar atrelado à prática do pensamento projetual mencionado anteriormente. O post-it é utilizado como símbolo e não mais como ferramenta de trabalho.
Para aproveitar o máximo do post-it como ferramenta, é preciso primeiro entender os princípios do pensamento projetual. Uma dos lemas repetidos nas equipes é errar cedo para que se possa acertar o quanto antes. No pensamento projetual, a inovação se atinge pela tentativa de desenvolver várias ideias, mesmo que se demonstrem erradas num determinado momento. A história do post-it contada no livro A Evolução das Coisas Úteis é um bom exemplo.
Um engenheiro da 3M tentava descobrir uma super cola e, por acidente, desenvolveu uma cola que podia ser reutilizada para colar e descolar o mesmo objeto várias vezes. O engenheiro não sabia como essa cola poderia ser útil até ouvir um amigo reclamar dos seus papéis. Ele tentava colocar um papelzinho entre grandes pilhas de papéis para organizá-las, mas este vivia caindo fora da pilha. O engenheiro teve a ideia, então, de colocar a cola atrás do papelzinho. Nasceu o primeiro post-it.
No pensamento projetual, o post-it permite desenvolver várias ideias rapidamente e descobrir quais são as fracas antes de desenvolvê-las. Um método simples para isso é agrupar as ideias por afinidade. As que ficarem no centro são as mais fortes e as que ficam isoladas são as mais fracas.
Um princípio conectado com isso é a criação coletiva. Uma marca do pensamento projetual é trabalhar com equipes multi-disciplinares. Ao invés de promover o debate entre elas, o pensamento projetual promove a criação de algo em conjunto. As ideias são propostas individualmente e avalidas coletivamente. O desenvolvimento das melhores ideias é tipicamente feito em grupo, utilizando algum material como mediador.
O post-it é um excelente material para essa primeira fase, pois cada pessoa pode concentrar-se na sua ideia sem precisar falar o que está pensando. Num brainstorming tradicional, é preciso esperar para ter voz; com post-its, não. As ideias podem ser adicionadas na mesa ou no quadro a qualquer momento. Isso é especialmente útil para incluir pessoas introvertidas no processo de criação.
Outra vantagem para a criação coletiva é que nenhuma ideia precisa ser filtrada antes de escrever no quadro branco ou no flipchart, onde precisariam ser apagadas caso não tivessem relevância. O post-it oferece tanta mobilidade que ninguém precisa se preocupar em filtrar ideias. Depois de afixadas as ideas, é possível até mesmo fazer uma filtragem coletiva, deixando claro os critérios de convergência para o processo criativo.
Apesar da mobilidade, os post-its são inflexíveis quanto ao espaço que oferecem. Isso é ruim para registrar uma ideia em profundidade mas é bom para registrar várias ideias superficiais. Num painel com várias ideias, isso representa uma vantagem de localização e visão geral. O espaço do post-it pode ser ainda mais reduzido com o uso de canetas grossas. A vantagem é que ninguém precisa dizer que a ideia deve ser expressa de maneira concisa num post-it. A intenção é transmitida pela própria limitação do material.
Concisão é importante para manter uma visão holística sobre o assunto, para enxergar o todo numa multiplicidade de ideas. Um painel com post-its coloridos é muito mais interessante para enfatizar a visão holística do que um de cor igual, mesmo que as cores não marquem um tipo de ideia. A diversidade de cores passa uma sensação de criatividade e energia, mesmo que as ideais contidas nos post-its sejam conservadoras.
Por essas e outras sintonias com o pensamento projetual que o post-it se tornou símbolo de inovação. Porém, utilizá-lo como símbolo é um desperdício, conforme deixa muito claro o experimento da EepyBird.
Para atingir a inovação é preciso utilizar post-its como ferramenta e não como símbolo.
A 3M já percebeu isso e mudou seu marketing de símbolo de inovação para plataforma de inovação. No website da empresa é possível aprender diversos métodos de inovação utilizando post-its. Eu acrescentaria que, além dos métodos, é essencial compreender os princípios do pensamento projetual que deram origem a esses métodos.
NOTA: Para quem ficou curioso sobre essa distinção entre ferramenta e símbolo, veja a teoria da atividade de Vygotsky que estudei no meu doutorado.
Fred van Amstel (fred@usabilidoido.com.br), 26.05.2015
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