Otimizando o fluxo de informações nas empresas

O capital humano é cada vez mais valorizado porque pode armazenar o conhecimento. Assim, o indivíduo ganha mais poder dentro da organização e as formas tradicionais de administração têm que se adaptar.

O serviço de Disseminação Seletiva da Informação é uma das ferramentas mais eficazes para resolver o problema de excesso e falta de informação no seio de uma organização.

Apesar do nome pomposo, é um processo simples: verificar as demandas, coletar, tratar e distribuir as informações num fluxo contínuo.

Se levarmos em conta que informação é a base para a tomada de decisões gerenciais e operacionais, entendemos o quão vantajoso é otimizar o fluxo de informações dentro da organização.

As empresas hoje investem muito em sistemas de informação para armazenar e criar dados, mas pouco na recuperação desses dados. Dão ênfase no processamento e não no entendimento das informações. O resultado disso é uma visão limitada do que acontece fora da empresa, o que a impede de se antecipar às demais e vencer a concorrência.

Afinal, a cada dia o tempo se torna mais abstrato e curto. De uma noite para a outra, pode acontecer uma crise profunda e recuperação milagrosa de uma bolsa de valores, sem que nenhuma analista financeiro pare para respirar. Prever fatos é vantagem competitiva.

Mas como é possível prever um fato? Só mediante o acompanhamento contínuo dos fatos que vão precedê–lo. E não é só acompanhar, é preciso entender. O acompanhamento hoje em dia é problemático principalmente porque as informações viajam pelos meios desprovidas de metadados que possibilitariam uma filtragem mais rápida.

Tentar conter o fluxo de informações não é a saída, a solução é seletivizar o acesso. Se as informações as quais o funcionário tem acesso são potencialmente de alta relevância, com certeza o seu aproveitamento será muito melhor.

Filtrar informações requer muita atenção, por isso é necessário um profissional qualificado que seja encarregado de fazer isso. No serviço de Disseminação Seletiva, após a filtragem é feito o tratamento dessa informação (formatação, sintetização, metadados etc) e depois a distribuição.

Mas essa distribuição é de acordo com o que o seu destinatário necessita, ou seja, é seletiva. O serviço bem feito consegue aproveitar o máximo o feedback do usuário, ao mesmo tempo que maximiza a entrega de informações relevantes.

Um exemplo, só para não ficar no ar:

Os engenheiros de uma indústria de radares de trânsito não estão conseguindo dar conta de acompanhar todas as novas tecnologias disponíveis ao mesmo tempo em que buscam informações necessárias para cada projeto. Contratam um consultor em Gestão de Informação para otimizar o fluxo e ele indica o serviço de Disseminação Seletiva para atender as demandas. Ele explica que é fácil: basta preencher um formulário solicitando as informações que eles precisam com freqüência, que ele dá um jeito de arrumar. A cada 15 dias, cada equipe de engenheiros recebe um boletim personalizado de acordo com o projeto, contendo informações sintetizadas e completas.

Mas esse fluxo de informação não serve só para suportar decisões. Ele contribui e muito para a formação do conhecimento. O capital humano está sendo cada vez mais valorizado justamente porque é só ele quem pode armazenar o conhecimento. Não há como transferir nem guardar em máquinas ou em outras pessoas instantaneamente um conhecimento. Assim, o indivíduo, inevitavelmente ganha mais poder dentro da organização, e as formas tradicionais de administração têm que se adaptar. Uma das reações a esse fenômeno foi o surgimento da Gestão do Conhecimento, que se ocuparia justamente de acompanhar o crescimento do indivíduo e identificar suas capacidades.

A tecnologia permite que os trabalhadores atuem em planos cada vez mais sutis, lidando menos com trabalho braçal e mais com informação. Essa tendência parece estar só começando a pegar o fôlego no Brasil, portanto quem sair na frente e investir, vai se dar bem.

Este artigo foi originalmente publicado no Webinsider.

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